Beginnen met je administratie en boekhouding
Als je begint met je eigen bedrijf dan denk je vaak eerst aan je eigen product of dienst en hoe je dat in de markt gaat zetten om geld te verdienen. Welke klanten heb je al of zoek je nog? Kortom, je bent vooral druk met zaken om omzet te gaan maken. Een belangrijk en succesvol onderdeel van het ondernemen ligt echter in het vastleggen van een verplicht aantal gegevens. Dat is niet alleen nodig voor de belastingdienst, maar ook noodzakelijk om inzicht te krijgen en te houden in de financiële positie van je onderneming. In goed Nederlands: zorg voor een goede administratie en boekhouding. Dat is minstens zo belangrijk om te slagen als bedrijf.
Wat is het verschil tussen administratie en boekhouding?
Onder administratie verstaan we alle werkzaamheden die gaan over het bijhouden van financiële gegevens, contracten en correspondentie. Bijvoorbeeld: de kilometerregistratie van woon-werkverkeer, bankafschriften van de zakelijke rekening, contracten van werknemers, het bijhouden van in- en verkoopfacturen en verzekeringspolissen.
Waar administratie betrekking heeft op alle documentatie, zowel juridisch, financieel als communicatief, gaat de boekhouding specifiek over de financiële administratie. Alles wat onder het verwerken van financiële zaken valt, noemen we dan ook boekhouding. Je kunt daarbij denken aan facturen of de kasadministratie. Zaken als het documenteren van mails, brieven of de agenda vallen daar dus niet onder. De boekhouder gaat over alles wat te maken heeft met kosten, baten en financiële verplichtingen.
Waar moet je administratie of boekhouding aan voldoen?
De belastingdienst heeft een flink eisenpakket waar de administratie van een onderneming aan moet voldoen. Dit zijn de belangrijkste zaken op een rij:
- facturen: ontvangen en uitgaande facturen
- transactieoverzichten: rekening-courant van je zakelijke rekening
- kasadministratie: alles wat je contant hebt betaald
- contracten en correspondentie: zowel voor opdrachtgevers als leveranciers
- urenadministratie: als je diensten op uurbasis aanbiedt
- reisadministratie: ritverantwoording voor auto en/of reisbewijzen van openbaar vervoer
- belastingen: btw, inkomstenbelasting, loonbelasting en dividendbelasting
- bedrijfscorrespondentie: brieven, e-mails, offertes, contracten en brochures
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
De bewaartermijn voor de basisgegevens van je bedrijfsadministratie is minimaal 7 jaar. Hieronder vallen in ieder geval:
- debiteuren- en crediteurenadministratie
- in- en verkoopadministratie
- grootboek
- voorraadadministratie
- loonadministratie
Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop, moet je minimaal 10 jaar bewaren. Sla je de gegevens digitaal op? Dan moet je zorgen dat de bestanden tijdens de bewaartermijn toegankelijk blijven. Tip: sla al je bestanden op als pdf-bestand.
Hoe houd ik mijn financiële administratie en boekhouding op orde?
Boekhouden betekent dus het verwerken van alle financiële administratie van je onderneming. De belastingdienst verplicht ondernemers om dit goed te regelen, maar hoe je dat doet, is aan jou. Je kunt de boekhouding zelf doen, bijvoorbeeld in Excel, een boekhoudprogramma gebruiken of een boekhouder inhuren. Om een goede boekhouding op te zetten kun je ook een financieel adviseur vragen je hierbij te helpen.
Heb je geen idee welk boekhoudprogramma je moet gebruiken? Wij hebben een simpele boekhoudtool vergelijker voor je gemaakt!
Factureren
De fiscus verplicht je om inkomsten en uitgaven goed bij te houden, waarbij in- en verkoopfacturen aan een aantal eisen moeten voldoen, zoals naam debiteur, omschrijving van de geleverde dienst of product, factuurnummer en btw-nummer. De meeste ondernemers in het mkb-bedrijf maken hun facturen zelf, omdat ze zo direct het geld zien dat op hun rekening komt. Heb je veel facturen dan kun je ook een facturatieprogramma gebruiken.
Debiteuren en crediteuren
Debiteurenadministratie is een belangrijk onderdeel van het boekhouden. Maar als een klant niet op tijd betaalt, dan ben jij degene die de debiteur aan zijn jasje moet trekken met een herinnering. Het herinneren van klanten, of als dat niet lukt het starten van een incasso-traject, heet debiteurenbeheer. Het beheer van debiteuren is een specialisme van het boekhouden dat maar weinig ondernemers echt goed onder de knie hebben. Daarom wordt dit vaak uitbesteed aan incassobureaus. Het crediteurenbeheer (betalen van rekeningen aan bedrijven waar jij iets hebt afgenomen) doen de meeste ondernemers wel zelf.
Winst- en verliesrekening
Als je overzichten maakt van de inkomende en uitgaande facturen dan actualiseer je eigenlijk je winst- en verliesrekening. Deze geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van je onderneming over een bepaalde periode, vaak over een jaar en vormt de basis voor je belastingaangiftes en jaarrekening.
Als je onderneming groeit, kun je de winst- en verliesrekening het beste (laten) maken met een boekhoudprogramma. Daarin kun je namelijk ook fiscale zaken verwerken, zoals het afschrijven van investeringen in bijvoorbeeld je inventaris, het afboeken van debiteuren, of het opstellen van de balans en uiteindelijk de jaarrekening of het jaarverslag.
De btw-aangifte
Naast dat je zelf veel informatie uit je winst- en verliesrekening kunt halen, heb je deze ook nodig om de verplichte belastingaangiftes te doen. Het verzorgen van de belastingaangiftes is een belangrijk onderdeel van de boekhouding.
De btw-aangifte ofwel aangifte omzetbelasting doen de meeste ondernemers per kwartaal. Als je je winst- en verliesrekening goed hebt bijgehouden is de btw-aangifte vrij eenvoudig. Je telt dan alle btw die je hebt ontvangen op en vult dit in op de aangifte. Ook tel je alle btw die je hebt betaald, bijvoorbeeld over je huur, aankopen of telefoonabonnement, bij elkaar op. De betaalde btw vul je in bij de voorbelasting.
Het verschil betaal je aan de belastingdienst, of krijg je terug als je meer hebt betaald dan ontvangen.
De aangifte voor de inkomstenbelasting
Voor de btw-aangifte zijn eigenlijk de in- en verkoop factuuroverzichten vaak al voldoende, maar bij de inkomstenbelastingaangifte komt heel wat meer kijken. Hiervoor is een volledige jaarrekening nodig en moet je zaken als afschrijvingen en belastingvoordelen verrekenen.
Om een jaarrekening op te stellen heb je behoorlijk wat kennis van het boekhouden nodig, en dit wordt daarom vaak uitbesteed aan een boekhouder. Bedrijven met een besloten vennootschap (bv) als rechts- of ondernemingsvorm moeten daarnaast hun cijfers soms verplicht laten controleren door een accountant.
Met de facturatie, debiteuren en crediteurenbeheer, de winst- en verliesrekening en de belastingaangiftes heb je de belangrijkste onderdelen van je boekhouding geregeld. Hoeveel tijd er verder in de boekhouding gaat zitten, verschilt enorm per bedrijf. Overweeg ook een boekhoudsysteem als e-boekhouden te gebruiken.
Administratie en boekhouding zijn bedrijfsafhankelijk
Wat er bij boekhouden precies komt kijken is moeilijk te zeggen, omdat dit per bedrijf behoorlijk verschilt. Zo zal een starter bij zijn boekhouding veel tijd steken in het maken van de eerste offertes, en een freelancer juist in het verwerken van de kilometeradministratie. Een snelle startup die sterk investeert in groei zal tijdens het boekhouden zich vooral bezighouden met het laten groeien van zijn werkkapitaal.
Grote bedrijven met veel medewerkers hebben een complete salarisadministratie, maar ook het beheer van arbeidscontracten, ziekteverzuim en andere personele (HR) administratie zijn daar onderdeel van het boekhouden. Terwijl bedrijven die veel producten verkopen vaak ook veel tijd kwijt zijn met het bijhouden van de voorraadadministratie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan taken als het inkopen van producten of controleren van de voorraad.
Al deze zaken zijn administratieve taken, en kun je dus zien als boekhoudkundige werkzaamheden.
